Легендарниот консултант за менаџмент, Питер Дракер рекол „Нема ништо толку бескорисно како ефикасно правење на работа што воопшто не треба да се направи”.

Оваа мудрост е особено релевантна за продукт и проект менаџерите. Ефективно управување со проекти е поставување на главните и најзначајните делови од проектот во фокус. Нема поента да се оптимизираат детали, ако основата е погрешна.

Некои од поимите можеби изгледаат едноставно, но вреди да се погледнат. Како да направиш тимот да биде фокусиран, да се одредат целите и ефикасно да се распределат ресурсите?

Овие 12 поими се основна терминологија кога станува збор за управување со проекти и треба да ги знаеш, за работата да ти оди непречено од почеток до крај:

1. Purpose

Причина: Tешко е тимот да вложи дополнителен напор за да заврши работа ако нема причина за тоа. Пред да започнете со работа, организирај состанок на кој заедно ќе ја дефинирате поентата што се обидувате да ја постигнете со овој проект.

2. Goal

Цел: Фокусот е на тоа како да се најде начин за да се исполни целта. Целта треба да е специфична, мерлива, возможна да се постигне, релевантна и временски ограничена (S.M.A.R.T. – Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time bound).

3. Resources

Ресурси: Ги идентификува потребните ресурси – капитал, луѓе, опрема, простор, време и сè друго што е потребно за да се заврши работата. Без соодветни ресурси, проектот брзо ќе пропадне. Сите членови од тимот мораат во секој момент да знаат што им е на располагање.

4. Capabilities

Способности: Луѓето се најважниот ресурс. Работи со оние кои имаат соодветни вештини, искуство и желба да ја постигнат целта. Како успешен проектен менаџер, секогаш треба да знаеш да ги идентификуваш вистинските луѓе за конкретниот проект, а дополнително и да ги мотивираш и насочуваш за да ги искористат максимално своите способности важни за проектот.

5. Decisions

Одлуки: Биди јасен за тоа кој може да носи одлуки, што треба да се провери при носење на одлука и колку брзо се носат одлуките. Ако се вклучат премногу луѓе, ризикот од навлегување во бескрајни, непотребни или понекогаш конфликтни анализи се зголемува. Биди сигурен дека ги имаш вистинските луѓе кои би носеле најдобри можни одлуки во критични ситуации.

6. Debates

Дебати: Обиди се да ja анализираш ситуација од повеќе страни преку дебата. Поттикни го тимот аргументирано да ги објасни сите можности, да ги наброи најрелевантните опции, а потоа да ја одбере најдобрата. Разгледај ги сите страни и донеси одлука базирана на повеќе фактори.

7. Target date

Датум за постигнување на цел: Времето е многу важен фактор. Тимот мора да ги заврши задачите до некој одреден краен рок. Уште пред да започнете со активности, направете еден timeline со крајни рокови за сите обврски и задачи. Така ќе можете појасно да ја гледате целосната слика.

8. Priorities

Приоритети: Простојано фокусирај се на тоа кои се моменталните приоритети – она што е важно денес, може нема да биде толку важно утре. Твојот тим мора да знае како се менува контекстот, за планот на работа да може соодветно да се прилагоди.

9. Transparency

Транспарентност: Знај кој на што работи, кој ги исполнува или не ги исполнува своите задачи навреме. Без транспарентност – проблемите ќе останат скриени и со тек на време ќе се влошат. Ако се зборува за проблемот отворено, полесно ќе се реши.

10. Accountability

Индивидуална одговорност: Ова не треба да се меша со responsibility – колективна одговорност. Тимовите можат да споделуваат одговорност, но поединците во тимот мора да бидат одговорни за извршување одредени задачи, и да имаат ownership врз своите обврски.

11. Critical path

Критичен пат: Овој термин се однесува на најдолгата (и финална) патека за постигнување на посакуваниот резултат кој зависи од извршување на повеќе процеси. Одреди го критичниот пат за проектот, уште пред да започнете. Може да се смени во зависност од природата на проектот, ама проектниот менаџер треба да биде оној кој ќе ја евалуира состојбата.

12. Red flags

Црвени знамиња: Создади средина каде што луѓето се подготвени да алармираат ако видат нешто погрешно. Red flag не значи истовремено и фатален проблем кој е нерешлив. Тимовите мора да се способни да препознаат потенцијален проблем, да работат заедно на решавањето и да кажуваат што навистина мислат.

Уписите за следната група на Академијата за Project & Product Management се во тек! Интересот е преголем и бројот на места – ограничен, затоа резервирај го твоето навреме!

Закажи средба со нашиот student success manager за повеќе насоки и детали за програмата!