Управувањето со проект е планирање и распоредување на работни задачи, давање на groundbreaking идеи, планирање на времето и добра организација. Сепак многу лесно може сѐ да тргне наопаку.
Една студија покажала дека од 10.640 проекти спроведени во 200 компании во различни индустрии само 2,5%, односно 5 од компаниите 100% успешно ги завршиле своите проекти. Зошто толку многу проекти не успеваат? Многу проект менаџери се сопнуваат на истите препреки на патот до успехот.
Ова се работите на кои треба да внимаваш кога управуваш со проект:
1. Неадекватно ги дефинираш одговорностите на секој член во тимот уште на самиот почеток
На крајот на првиот состанок за проектот, секој член на тимот мора да знае две работи:
1. Што тој, како индивидуа, треба да придонесе за проектот;
2. Како тој, како индивидуа, придонесува за крајната цел на проектот.
Како проект менаџер, последното нешто што сакаш да го слушнеш од член на тимот по првата средба е „Не знам од каде да почнам”. Секој треба да знае што ќе се очекува од него и како работа што ја прави како поединец ќе придонесе за завршување на главната цел на проектот. Со постојано нагласување на тоа како секој придонес е значаен за успехот, можеш да ги задржиш членовите на тимот целосно ангажирани и продуктивни.
2. Заглавуваш во детали и ја губиш големата слика
Кога ќе заглавиш на задача која ти одзема многу време, запрашај се две прашања:
1. Дали оваа задача е усогласена со главните цели на проектот?
2. Можам ли да ја објаснам на тимот поентата на оваа задача?
Ако одговорот на едно од прашањата или на двете прашање е „не“ треба да се вратиш еден чекор назад и да преиспиташ како тоа што го работиш е усогласено со целите на проектот. Секој дел од проектот треба да се вклопи во мерлив краен резултат. Ако не ја гледаш поентата на некоја задача, не треба да губиш време и ресурси на таа задача. Заедно со тимот провери дали задачата е важна и ако не е остави ја и префрли се на нешто попродуктивно.
3. Назначуваш несоодветен човек за одредена задача
Описот на улогата на проект менаџерот понекогаш е нејасен и претрупан со фрази – „мора да биде тимски играч“, „мора да биде ориентиран кон резултати“, „мора да има соодветно искуство“. Но, како оваа листа на вештини одговара на тоа што твојот тим се обидува да ја создаде? Уште во првите фази од процесот на планирање направи листа на вештини и особини кои мора да ги имаат членовите на тимот за да ги разберат предизвиците, предностите и посакуваните цели.
4. Не го делиш проектот на целини
Мора го следиш и контролираш напредокот. Ако се фокусираш само на крајниот резултат, лесно може да заглавиш. Добар проект менаџер го разгледува проектот чекор по чекор и го дели проектот на целини, за да се осигура дека членовите на тимот се на вистинскиот пат. Со поставување на реални цели кои можат да се постигнат, тешката задача може да ја претвориш во повеќе помали задачи чии напредок може да го следиш секој ден. Постојат и алатки за менаџирање на проекти кои ја олеснуваат соработката и следењето на напредокот на проектот.
5. Немаш одредено јасна комуникациска рамка
Одржување на состанок еднаш во месецот за да се разговара за напредокот на проектот е супер, но што се случува во периодот помеѓу тие состаноци? Тимот мора да комуницира и сите да знаат кој до каде е со работата. Сте пробале со Slack?
За сите да бидат во тек, направи јасно дефиниран систем на комуникација уште на првиот состанок. На пример, направи заеднички календар за крајните рокови на проектот или заеднички документ каде што членовите на тимот ќе можат да го забележуваат прогресот. Така ќе можеш да провериш до каде се со работа членовите на тимот во секое време.
6. Се фокусираш на негативни детали и не ги забележуваш позитивните
Постои истражување кое покажува дека тимовите работат попродуктивно и успеваат повеќе кога се позитивни. Едноставно е – луѓето се помотивирани кога се чувствуваат ценети и почитувани. Сепак, често пати лидерите премногу се фокусираат на негативните детали. Негативноста и стравот од неуспех дефинитивно помалку мотивираат од позитивното охрабрување, посебно кога се работи на некој проблематичен проект. Тимот кој се грижи за успехот на секој член, полесно може да ги надмине проблемите на долг рок.
Позитивната енергија може да започне од тебе – запознај се со секој од членовите поединечно и пофали ги за сработеното! Секогаш проект менаџерите се фокусираат на нешто што треба да се промени, а речиси никогаш не ги истакнуваат работите што секој член поединечно ги работи одлично! Пофали ги, насмеј се и внеси позитива кај тимот – со тоа ќе ја зголемиш продуктивноста.
7. Не ги известуваш засегнатите страни за напредокот и неуспесите
Проектот има долг список на засегнати страни и влијае на секоја од нив на различен начин. Предизвик е да се знае точно кој треба да се извести, кога да се извести и што треба да се каже. На крајот од денот – сигурно ќе добиеш одлични препораки за тоа како можете ти и твојот тим да се подобрите.
8. Одбиваш промени
Проектот е жива материја. Важно е да се приспособиш и соодветно да се прилагодиш кога нешто не оди по планот. Добар проект менаџер не се спротивставува на новости кои можат да го сменат текот на работата на подобро. Одвои време за да ги оцениш твоите успеси и неуспеси и види како можеш да се подобриш и да напредуваш.
Сепак треба да избегнуваш големи промени кои ќе те оддалечат од основната цел на проектот – запомни дека тимот е составен со одредена цел!
Уписите за следната група на Академијата за Project & Product Management се во тек! Интересот е преголем и бројот на места – ограничен, затоа резервирај го твоето навреме!
Закажи средба со нашиот student success manager за повеќе насоки и детали за програмата!
